Antara Contract, Calorific Value, Shipping Scheduling, dan Sales Accounting

Ketika bayangan pertama kerja praktek, kami mengira langsung diarahkan ke topik yang sudah diberitahu sebelumnya. Namun ternyata…tidak. “Jika anda mau membuat sistem maka harus mengenali keseluruhan sistem yang akan anda buat”. Begitu mungkin ungkapan yang tepat. Jadilah kami diwajibkan untuk mengetahui proses batubara yang masih teridentifikasi di dalam tanah sampai batubara sampai ke tangan pelanggan. Mulailah kami menggali data dan mengenal berbagai hal baru yang wajib dipelajari di sini. Apalagi kami di divisi marketing, dimana segala pengambilan keputusan berkaitan dengan batubara di kirim ke customer.

Ya, divisi ini dibagi menjadi tiga departemen. Di sini, tingkat divisi lebih tinggi dari departemen, beda dengan yang selama ini terjadi di organisasi kemahasiswaan yang sering kita jumpai. Departemen marketing, Departemen Sales Operation, dan Departemen Coal Technology. Masing-masing dengan job desc tertentu. Perbedaan tipe marketing PT. KPC dengan marketing yang selama ini kita kenal tentunya terletak pada pemasaran barangnya. Karena kalo berbicara “market” biasanya akan tertuju pada pasarnya. Jika biasanya marketing bertugas untuk memasarkan dan memastikan produknya “terjual keras” di masyarakat, kalo di sini karena yang dijual adalah batubara. Maka tidak perlu melakukan promosi maupun hal-hal yang berkaitan dengan peningkatan penjualan melalui hal-hal komersil.

PT. KPC telah memiliki pelanggan tetap. Biasanya didapat dari tender maupun forum Coaltrans yang diadakan setiap satu tahun sekali. Pemasaran di sini lebih ke arah memastikan kualitas dari batubara yang dikirimkan, mengontrol jalannya produksi batubara yang berkaitan dengan pemenuhan kebutuhan terhadap pelanggan, dan memastikan jadwal batubara dapat diambil atau dikirim pada pelanggan. Begitulah sekilas divisi marketing yang tentunya apabila dijelaskan secara detail akan memakan halaman yang cukup banyak (karena resume yang kami buat setiap hari sudah mencapai puluhan halaman padahal kami baru di sini selama satu pekan).

Semua diawali dari sales contract. Di dalam contract in terdapat berbagai macam hal yang harus dipenuhi oleh pelanggan maupun pembeli. Kami menemukan banyak istilah yang benar-benar baru dan harus mempelajarinya. Jadilah kami membaca beberapa contoh kontrak penjualan batubara yang kesemuanya English Version(jangan berharap berbahasa Indonesia meskipun pelanggannya berasal dari Indonesia). Namun sayang, dari pelanggan yang ada kebanyakan berasal dari luar negeri. Jepang tentunya yang menjadi konsumen utama. Kenapa? Karena batubara yang dijual oleh PT. KPC adalah steam coal yang biasa digunakan sebagai tenaga pembangkit. Dan di Jepang, batubara sudah banyak dimanfaatkan sebagai bahan bakar dari tenaga pembangkit yang ada di sana. Kapan ya Indonesia menjadi konsumen utama bahan tambangnya sendiri?

Setelah kontrak beres, maka yang diperhatikan berikutnya adalah kualitas batubara dan penjadwalan terhadap kapal yang akan datang untuk mengambil batubara maupun batubara yang harus dikirim ke tempat pelanggan. Keduanya merupakan hal yang saling berkaitan. Kualitas batubara ditentukan oleh beberapa hal diantaranya yang paling menentukan adalah calorific value atau nilai kalori dari batubara. O iya sebelumnya, PT. KPC menjual tiga jenis batubara: Prima, Pinang, dan Melawan. Semakin tinggi kalorinya maka semakin tinggi peringkat batubaranya. Dalam hal ini Prima memiliki kandungan kalori paling tinggi. Selain kalori, yang menentukan adalah nilai dari ash(abu), total moisture (kelembaban total), dan sulphur. Semakin tinggi kadar zat tersebut, maka semakin rendah peringkat batubaranya. Berbanding terbalik dengan nilai kalori.

Ketika membicarakan kualitas batubara, juga harus disesuaikan dengan pesanan pelanggan dan ketersediaan batubara. Maka bagian Shipping and Vessel scheduling akan menyesuaikan jadwal kapal dengan ketersediaan batubara. Mereka akan melakukan penerjemahan dari kontrak oenjualan ke dalam jadwal pengapalan. Cara pemuatan batubara ke dalam kapalpun beragam. Mulai dari TBCT (Tanjung Bara Coal Terminal), LTT (Lubuk Tutung Terminal), FTS (Float Transfer Station), FCS (Float Crane Station). Yang paling banyak digunakan tentu TBCT yang memanfaatkan conveyor sebagai penyalur pemuatan batubara. Di bagian ini pula dilakukan forcasting terhadap persediaan batubara dan kebutuhan pada bulan tertentu(seru ni buat TA, karena belum ada metode forecast yang baku serta shipping simulation yang masih manual).

Sebuah organisasi manapun tak lengkap tanpa administrasi, maka bagian dokumen penjualan yang dibutuhkan oleh pelanggan mulai dari Shipping Instruction, Certificate of Origin, Bill Of Lading, sampai Invoicing juga ditangani oleh divisi marketing bagian Sales Accounting Administration. Bagian inilah yang meramu segala macam dokumen penjualan yang berhubungan dengan pelanggan, agen, surveyor, sampai yang berhubungan dengan dokumen pada pemerintah. Di sinilah kami banyak mempelajari bahwa ketergantungan perusahaan pada hardcopy atau kertas masih tinggi. Tak heran jika semua transaksi didokumentasikan termasuk kesepakatan melelui email. Semua pendokumentasian ini konon katanya digunakan sebagai bahan audit bagi mereka dan pemerintah. Dan data tersebut akan disimpan dalam sebuah tempat penyimpanan dan baru akan “dimusnahkan” dalam periode sepuluh tahun. Bisa dibayangkan sebanyak apa kertas yang dikeluarkan? Sebesar apa tempat penyimpanan kertasnya? Bagaimana solusi dari ketergantungan kertas ini?

Banyak hal yang belum tersampaikan tentunya. Bagi yang ingin mempelajari lagi, tunggu laporan lengkap kami. Atau bisa Kerja Praktek di sini tahun depan, atau boleh jadi bekerja di sini tahun depan. Yang terpenting dari pengalaman satu pekan kemarin adalah pembelajaran akan hal-hal yang tidak akan kami dapat dari tempat lain(mungkin). Yaitu ke-batubara-an, budaya kerja, permasalahan yang dapat kami temui di divisi ini, berbagai karakter yang ada di tempat kerja, sistem pengambilan keputusan, dan betapa Indonesia ini kaya akan bahan tambang! “Maka nikmat Tuhanmu yang manakah yang kamu dustakan?(QS Ar-Rahman:55)” [imm]

source: http://immashpratiwi.blogspot.com/2011/07/antara-contract-calorific-value.html

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s